Повторювані значення в Excel: як видалити дублікати, або просто знайти і виділити
Доброго часу доби!
З популяризацією комп'ютерів за останні 10 років - відбувається і популяризація створення звітів (документів) в програмі Excel.
І в будь-якому відносно великій документі зустрічаються повторювані рядки, особливо, якщо ви його зібрали з декількох інших таблиць. Ці дублі можуть дуже заважати подальшому редагуванню таблиці, а тому їх потрібно або виділити, або взагалі видалити ...
Власне, до мене ні разу і ні два зверталися з подібними питаннями, і я вирішив оформити роботу з дублікатами в окрему невелику статтю (яку ви зараз читаєте). Наведу самі часто-зустрічаються завдання, і покажу їх рішення.
Примітка: всі приклади нижче будуть представлені в Office 2016/2019 (актуально також для Office 2013, 2010 2007). Рекомендую завжди використовувати відносно нові версії Office: в них і швидше працювати, і простіше.
*
Просте авто-видалення дублів рядків
Уявімо одну з найпопулярніших завдань: є список рядків з ПІБ людей, в рядках багато збігів, потрібно залишити тільки унікальні значення (до речі, це просто приклад, всі збіги з реальними людьми - випадкові).
Завдання проілюстрована на скріншоті нижче (це приклад: зрозуміло, що 2 рядки можна видалити і руками, але в реальності ж рядків може бути і 2000, і 20000, де "руки" будуть безсилі ...!).
Приклад завдання в Excel
Щоб в Excel видалити повторювані рядки, необхідно:
- виділити свою табличку (рядки і стовпці) з даними;
Виділення таблиці в Excel
- далі перейти в розділ "Дані" і натиснути по інструменту "Видалити дублікати" (див. скрін нижче);
Дані - видалити дублікати // Excel
- після чого з'явиться вікно з настройками: якщо у вас є заголовки в таблиці - рекомендую поставити галочку " Мої дані містять заголовки" . Після - натисніть кнопку OK;
Видалення (виділення заголовків)
- в результаті побачите повідомлення: скільки рядків було видалено, і скільки унікальних залишилося. Приклад виконаного завдання представлений нижче.
Зайві рядки видалені!
*
Копіювання унікальних рядків (даних) в нове місце
Якщо ви не хочете чіпати і змінювати поточні дані (поточну таблицю) - то можна просто скопіювати тільки унікальні рядки (значення) з неї в нову таблицю. Це дуже зручно, коли ви хочете наочно порівняти, що було, і що вийшло (а також хвилюєтеся за старі дані, які ще можуть стати в нагоді).
Як це робиться:
- спочатку необхідно виділити табличку, потім перейти в розділ "Дані" і натиснути на кнопку "Додатково" (підрозділ "Сортування і фільтр", див. скріншот нижче);
"Дані" - додатково (Excel)
- далі переведіть повзунок в режим "Скопіювати результат в інше місце" , в рядку "Помістити результат в діапазон" - виберіть осередок, де буде початок таблиці; і поставте галочку напроти пункту "Тільки унікальні значення" ; натисніть OK. Приклад представлений на скріншоті нижче;
Скопіювати тільки унікальні значення в інше місце
- після чого ви побачите, як з'явилися дані в обраному вами місці, причому, рядки залишаться тільки унікальні. Далі можна з ними працювати в звичайному режимі ...
Було стало
*
Пошук і виділення повторюваних значень
У тих випадках, коли вам не потрібно видалити дублі або копіювати унікальні значення в нове місце - можна просто знайти і підсвітити їх (причому, виділити можна як унікальні значення, так і повторювані). Зазвичай, це необхідно робити, коли має бути подальше коректування рядків (їх зручно і швидко можна знайти).
Як виділити повторюваний рядки:
- спочатку також виділяєте всі свої рядки (приклад нижче);
виділення рядків
- далі необхідно відкрити розділ "Головна" в верхньому меню Excel, вибрати підрозділ "Умовне форматування", потім "Правила виділення осередків", "Що повторюються значення" (приклад представлений на скріншоті нижче);
Повторювані значення // Розділ "Головна" в Excel
- після чого, вам залишиться вибрати які рядки ви будете виділяти (унікальні або повторювані), і колір виділення (за замовчуванням - червоно-рожевий).
Вибираємо колір, як виділимо рядки
*
Сподіваюся, інформація буде корисна для роботи з великими таблицями.
На цьому сьогодні все, всім успішної роботи!
?
Перша публікація: 22.11.2017
Коригування: 30.01.2020
