Повторювані значення в Excel: як видалити дублікати, або просто знайти і виділити

Доброго часу доби!

З популяризацією комп'ютерів за останні 10 років - відбувається і популяризація створення звітів (документів) в програмі Excel.

І в будь-якому відносно великій документі зустрічаються повторювані рядки, особливо, якщо ви його зібрали з декількох інших таблиць. Ці дублі можуть дуже заважати подальшому редагуванню таблиці, а тому їх потрібно або виділити, або взагалі видалити ...

Власне, до мене ні разу і ні два зверталися з подібними питаннями, і я вирішив оформити роботу з дублікатами в окрему невелику статтю (яку ви зараз читаєте). Наведу самі часто-зустрічаються завдання, і покажу їх рішення.

Примітка: всі приклади нижче будуть представлені в Office 2016/2019 (актуально також для Office 2013, 2010 2007). Рекомендую завжди використовувати відносно нові версії Office: в них і швидше працювати, і простіше.

*

Просте авто-видалення дублів рядків

Уявімо одну з найпопулярніших завдань: є список рядків з ПІБ людей, в рядках багато збігів, потрібно залишити тільки унікальні значення (до речі, це просто приклад, всі збіги з реальними людьми - випадкові).

Завдання проілюстрована на скріншоті нижче (це приклад: зрозуміло, що 2 рядки можна видалити і руками, але в реальності ж рядків може бути і 2000, і 20000, де "руки" будуть безсилі ...!).

Приклад завдання в Excel

Щоб в Excel видалити повторювані рядки, необхідно:

  1. виділити свою табличку (рядки і стовпці) з даними;

    Виділення таблиці в Excel

  2. далі перейти в розділ "Дані" і натиснути по інструменту "Видалити дублікати" (див. скрін нижче);

    Дані - видалити дублікати // Excel

  3. після чого з'явиться вікно з настройками: якщо у вас є заголовки в таблиці - рекомендую поставити галочку " Мої дані містять заголовки" . Після - натисніть кнопку OK;

    Видалення (виділення заголовків)

  4. в результаті побачите повідомлення: скільки рядків було видалено, і скільки унікальних залишилося. Приклад виконаного завдання представлений нижче.

    Зайві рядки видалені!

*

Копіювання унікальних рядків (даних) в нове місце

Якщо ви не хочете чіпати і змінювати поточні дані (поточну таблицю) - то можна просто скопіювати тільки унікальні рядки (значення) з неї в нову таблицю. Це дуже зручно, коли ви хочете наочно порівняти, що було, і що вийшло (а також хвилюєтеся за старі дані, які ще можуть стати в нагоді).

Як це робиться:

  1. спочатку необхідно виділити табличку, потім перейти в розділ "Дані" і натиснути на кнопку "Додатково" (підрозділ "Сортування і фільтр", див. скріншот нижче);

    "Дані" - додатково (Excel)

  2. далі переведіть повзунок в режим "Скопіювати результат в інше місце" , в рядку "Помістити результат в діапазон"  - виберіть осередок, де буде початок таблиці; і поставте галочку напроти пункту "Тільки унікальні значення" ; натисніть OK. Приклад представлений на скріншоті нижче;

    Скопіювати тільки унікальні значення в інше місце

  3. після чого ви побачите, як з'явилися дані в обраному вами місці, причому, рядки залишаться тільки унікальні. Далі можна з ними працювати в звичайному режимі ...

    Було стало

*

Пошук і виділення повторюваних значень

У тих випадках, коли вам не потрібно видалити дублі або копіювати унікальні значення в нове місце - можна просто знайти і підсвітити їх (причому, виділити можна як унікальні значення, так і повторювані). Зазвичай, це необхідно робити, коли має бути подальше коректування рядків (їх зручно і швидко можна знайти).

Як виділити повторюваний рядки:

  1. спочатку також виділяєте всі свої рядки (приклад нижче);

    виділення рядків

  2. далі необхідно відкрити розділ "Головна" в верхньому меню Excel, вибрати підрозділ "Умовне форматування", потім "Правила виділення осередків", "Що повторюються значення" (приклад представлений на скріншоті нижче);

    Повторювані значення // Розділ "Головна" в Excel

  3. після чого, вам залишиться вибрати які рядки ви будете виділяти (унікальні або повторювані), і колір виділення (за замовчуванням - червоно-рожевий).

    Вибираємо колір, як виділимо рядки

*

Сподіваюся, інформація буде корисна для роботи з великими таблицями.

На цьому сьогодні все, всім успішної роботи!

?

Перша публікація: 22.11.2017

Коригування: 30.01.2020